Com o anúncio da Microsoft da iminente nova versão do Office em modelo de aquisição, o Office 2021, achei relevante pegar neste tema que é recorrente em conversas com clientes e que não apresenta uma resposta absoluta para todos os casos, não obstante cada vez mais ser evidente que o modelo de subscrição será o destino final.
A verdade é que vivemos num mundo em que a maioria dos serviços que consumimos ou são gratuitos ou baseados numa subscrição. Netflix, HBO, Youtube, Spotify, Google Aps, OneDrive, Dropbox são alguns exemplos que nos apresentam as duas realidades. Isto acontece, porque a tecnologia no mundo atual é dinâmica e com atualizações constantes. Já não existem grandes lançamentos de novas versões. O serviço é atualizado com pequenas novas funcionalidades e correções em modo contínuo.
É também consensual que no mundo empresarial, para podermos ter garantia de serviço, é preferível optar pela opção não gratuita. Em muitos casos, esta versão, não existe no modelo de aquisição perpétua. Empresas com negócios bastante tradicionais como a Citrix ou AutoDesk descontinuaram o modelo de aquisição dos seus softwares e apresentam apenas o modelo de subscrição.
Devo até confessar que no fundo acho até estranho a Microsoft, nos seus produtos mais emblemáticos, continue a oferecer a versão de aquisição perpétua como opção.
Mas então como podemos decidir se deveremos comprar ou subscrever o Microsoft Office?
Como se o tema não fosse suficientemente complicado de analisar, a Microsoft não ajuda com uma variedade de opções e nomes que fazem de tudo para nos deixar confusos. Assim comecemos por algum contexto e definir âmbito.
Neste artigo, vou-me limitar a abordar a oferta da Microsoft para pequenas e médias empresas, o que no universo da Microsoft são empresas até 300 colaboradores. Não obstante os exemplos e produtos PME que vou referir, os conceitos aplicam-se de igual modo nos produtos para as grandes empresas.
Os produtos da Microsoft em modo subscrição estão uniformizados na nomenclatura Microsoft 365. Assim sempre que ouvirem um produto que começa com Microsoft 365, estaremos a falar de um produto com uma mensalidade associada, que sofre atualizações contínuas e que usufrui de potencialidades na Cloud. Quase todos os produtos nesta linha têm de algum modo incluído uma edição do Microsoft Office.
O Office clássico, que podemos comprar e manter de forma perpétua, no caso das PME está simplificado em uma única versão: - O Office Casa e Negócios. Atualmente na versão 2019 e brevemente na versão 2021, este Office tem as características do modelo tradicional que conhecemos há muitos anos. Compramos o software com um certo número de funcionalidades e não esperamos qualquer evolução até comprarmos a versão seguinte. Ao adquirir este software, vem associado um prazo de suporte contra vulnerabilidades de segurança e bugs que dura 7 anos no total. Este é o tempo de vida útil do software, uma vez que findo o prazo de suporte, a ausência de atualizações de segurança e suporte técnico do fabricante o tornam inviável numa organização devido ao risco que acarretam.
De realçar que uma grande alteração para o Office 2021 será a redução do período de suporte para 5 anos.
Enquadramento feito, passamos a exemplos:
Cenário 1:
A Empresa já usufrui, ou pretende vir a usufruir, dos serviços cloud da Microsoft, tais como o Exchange, Teams, OneDrive e Sharepoint através do plano Microsoft 365 Empresas Basic (inclui as aplicações Office em modo online) e necessita de adquirir as aplicações Office para instalar nos seus equipamentos.
Opção 1: Comprar o Office Casa e Negócios que atualmente tem o custo de 299,00€
Opção 2: Fazer o upgrade do plano de subscrição para o Microsoft 365 Empresas (Standard) que se traduz num aumento da mensalidade de 6,30€
Assumindo a compra através da opção 1 em março de 2021, irá adquirir o produto Office Casa e Negócios versão 2019 que tem um tempo útil de vida até Outubro de 2025.
Numa análise estritamente financeira, assumindo a substituição do produto no seu final de vida, ou seja, daqui a aproximadamente 4,5 anos, irá na opção 1, pagar 299 Euros contra o acréscimo de 6,30€ em 54 mensalidades ou seja 340,02€ na opção de subscrição.
Ainda dentro da esfera financeira, há que considerar que estamos perante modelos diferentes de investimento, a opção 1 é Capex e a 2 Opex, ambos têm as suas vantagens e desvantagens que terá de avaliar. Uma característica do modelo de subscrição é que pode desistir dela se já não necessitar da mesma (neste exemplo considerei uma fidelização anual).
A Opção 2 tem a vantagem de estar sempre atualizada com as novas funcionalidades, nunca ficando obsoleta ou sem suporte. A versão de subscrição dá também direito à instalação em até 5 dispositivos por colaborador. Assim se por exemplo o seu colaborador utilizar para além do PC do escritório, o telemóvel ou um segundo computador, não terá de comprar licenças adicionais.
Neste cenário julgo que que a opção 2 é vantajosa. Só no caso em que pondere estender a vida do produto para lá do prazo suporte é que pode compensar de forma relevante financeiramente, mas à custa do risco de um incidente de segurança grave ou do produto deixar de ser compatível com os serviços que utiliza.
Passemos então ao cenário 2:
A Empresa não usufrui, nem pretende vir a usufruir dos serviços Cloud da Microsoft e necessita de adquirir as aplicações Office para instalar nos seus equipamentos
Opção 1: Comprar o Office Casa e Negócios que atualmente tem o custo de 299,00€
Opção 2: Subscrever para o Microsoft 365 Apps para Pequenas e Médias Empresas que se traduz numa mensalidade de 8,80€
Assumindo mais uma vez a compra via opção 1, em março de 2021, irá adquirir o Office Casa e Negócios 2019.
Do ponto de vista financeiro, para os mesmos 4,5 anos, a diferença neste cenário já é mais relevante: 299,00€ para a aquisição perpétua versus 475,20€ para a opção 2.
Terá então de analisar se as vantagens mais significativas do modelo de subscrição são relevantes para o seu negócio:
• Adicionalmente ao Outlook, Word, Excel e PowerPoint presente nas duas opções terá também o Access e o Publisher à sua disposição.
• Pode instalar em 5 PCs ou Macs, 5 tablets e 5 dispositivos móveis por utilizador
• Novas atualizações de funcionalidades automáticas
• Versões Web das aplicações do Office
• Cocriação em tempo real, pelo que múltiplos utilizadores podem trabalhar no mesmo documento em simultâneo
• 1 TB de armazenamento do OneDrive para armazenamento e partilha de ficheiros
• Suporte contínuo por telefone e online
• Acesso ao Microsoft Forms
Qualquer uma destas vantagens pode ser determinante para a decisão, algumas delas com um cariz financeiro direto, tal como os 5 dispositivos, o Access ou o Onedrive. Temos também o modelo de investimento que passa a Opex e ainda o cariz não definitivo inerente a uma subscrição. Cada caso é um caso e neste cenário há que pesar bem os prós e contras. Na dúvida a minha recomendação é subscrever, pois está a apostar no futuro e na inovação.
Em resumo, caso a sua empresa utilize ou pretenda utilizar os serviços cloud da Microsoft a minha recomendação na maioria dos casos é subscrever um plano que inclua também as aplicações Office. Se pelo contrário a sua empresa não está na cloud da Microsoft, então a análise deverá ser mais cuidada em função do valor acrescentado que as vantagens da subscrição lhe poderão ou não trazer. Caso não se observe valor acrescentado, compre (enquanto pode).
