Muitas vezes as empresas deparam-se com o dilema de escolherem entre a segurança e a facilidade de utilização das TI. Pretende-se sempre o melhor dos dois mundos mas nem sempre é fácil obter o que se pretende. As políticas de segurança de passwords, quanto mais restritivas são, mais provocam a necessidade de intervenção dos administradores de sistemas, quer seja para fazer a recuperação de passwords esquecidas ou para desbloquear contas que ficaram bloqueadas pela introdução de múltiplas passwords incorretas por parte do utilizador. Existem várias soluções no mercado que permitem aliviar a carga aos administradores de sistemas, mantendo a segurança pretendida nas políticas de passwords e aumentando até a visibilidade sobre o que se vai passando sobre este tema. Uma das soluções é disponibilizada pela Dell e chama-se Password Manager.
O Password Manager permite facilmente que o reset de password e o desbloqueio de contas, seja feito em formato self service pelo próprio utilizador.
Desta forma, a utilização de políticas agressivas de passwords é mais fácil de aplicar, por exemplo, a obrigatoriedade de ter passwords complexas, com vários tipos de caracteres, grandes e impossibilidade de reutilização de passwords anteriores. Não queremos dizer com isto que seja impossível aplicar estas políticas sem ter um software como o Password Manager mas na prática, a sua gestão pode-se tornar um pequeno pesadelo.
A definição dos passos a serem dados pelos utilizadores para a recuperação de passwords e desbloqueio da sua conta, é feita através de workflows definidos pelo administrador de sistemas. Estes workflows são bastante fáceis de construir, em formato gráfico e através de drag and drop das várias opções que podem ser utilizadas em cada passo.
Sempre que um utilizador se esquecer da password ou necessitar de desbloquear a sua conta, poderá aceder ao Self Service Portal do Password Manager e iniciar o Workflow desenhado para a tarefa pretendida. Tipicamente serão definidas um conjunto de questões, aleatórias ou específicas, às quais o utilizador terá de responder corretamente de forma a permitir que termine o processo com sucesso.
Este software permite aos utilizadores executarem estas tarefas de recuperação de password ou desbloqueio de contas sem terem de pedir aos administradores de sistemas. Este processo traz vantagens ao diminuir os custos de helpdesk e reduzindo também o tempo de espera dos utilizadores, permitindo que ajam logo que têm o problema sem necessidade de esperar pela intervenção dos administradores de sistemas.
Os administradores de sistema têm acesso a ferramentas de registo e relatórios de todas as operações efetuadas pelos utilizadores, podendo seguir o impacto que esta ferramenta tem junto dos utilizadores e permitindo também corrigir alguma inconsistência no processo, otimizando-o de forma a torná-lo mais ágil mantendo a sua eficiência.
O Password Manager funciona através de múltiplos Domínios, quer tenham ou não relações de confiança e também pode ser extensível a sistemas operativos não-Microsoft.
O preço por utilizador é de 5,60€, para a aquisição da licença perpétua ou 1,90€ para a licença com termo de 1 ano.
O que nós dizemos
A gestão da recuperação de passwords e o desbloqueio de contas de utilizadores, é o tipo de tarefas que retira bastante tempo aos administradores de sistemas e que não traz nenhum valor acrescentado ao negócio de cada empresa. E quanto maior for a empresa, maior é o custo que estas tarefas trazem à organização. A existência de ferramentas que transferem para o utilizador esta responsabilidade, faz com que se poupem não só os custos inerentes à tarefa, como também os custos de paragem dos utilizadores enquanto não têm o problema resolvido. Além disso, problemas destes podem acontecer a qualquer hora do dia e pode não haver disponibilidade imediata de alguém que o possa resolver.
Aliadas a esta poupança e disponibilidade, ficam as funcionalidades de registo e reporting que permitem ter um panorama geral sobre quantas vezes estes incidentes acontecem, a quem acontece e o sucesso ou insucesso da sua resolução.
É sem dúvida um software a ter em conta para quem conhece bem esta problemática e convive com ela diariamente.
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