Gestão do licenciamento de software – Melhores práticas

Publicado a 1/29/2016 por Knowledge Inside em Opiniao

As licenças de software têm normalmente um custo elevado no orçamento de TI das Organizações. Estas, muitas vezes, não têm mecanismos de gestão de software adequados para garantir a maior eficácia na inventariação e planeamento para utilização em conformidade do software adquirido e instalado nos seus equipamentos.

A gestão das licenças de software deve servir para garantir que existem licenças suficientes para cobrir o software em utilização e que o software instalado é apenas o que foi licenciado pela Organização.
A primeira fase para implementar uma correta gestão do licenciamento de software consiste em efetuar a inventariação de todas as licenças de software que foram adquiridas a cada fabricante e quais os contratos e condições associadas a cada uma delas. Para esta fase deverá existir uma ferramenta de gestão de ativos para guardar toda a informação sobre os fabricantes, qual o software, quantidades, tipo de licença, etc. Outro fator importante na gestão do licenciamento de software é a informação sobre o custo de cada licença de forma a permitir à Organização o controlo dos valores investidos nesta área e do apoio à escolha dos melhores cenários de licenciamento.

A segunda fase deverá passar pela auditoria do software efetivamente instalado em cada dispositivo. Neste ponto é importante perceber que podemos ter instâncias de software instaladas em equipamentos físicos ou virtuais, em servidores, desktops, laptops ou dispositivos móveis como tablets e smartphones, instâncias locais ou alojadas na Cloud, etc. Esta tarefa é efetuada através de uma ou várias ferramentas de auditoria de software que são executadas na rede da Organização e que identificam o software instalado em cada dispositivo. Idealmente estas ferramentas deverão ter conetividade com o software de inventariação referido na primeira fase, para, da forma mais automática possível, comparar os dados entre o software adquirido e o software instalado. Esta fase pode ser bastante complexa e difícil de atingir na sua plenitude uma vez que nem sempre é fácil conseguir auditar todos os equipamentos pertencentes à empresa.
A terceira fase passa por comparar as licenças adquiridas e as licenças instaladas. Em todas as fases é importante a intervenção de um especialista em gestão de licenças de software. Nesta fase essa intervenção é ainda mais importante pois muitas vezes a análise tem de ser feita ou complementada de uma forma manual e por alguém conhecedor dos termos de cada licença e cada tipo de licenciamento. Alguns exemplos desta complexidade passam pelos tipos de licenças existentes em cada fabricante:

Licença por utilizador / por dispositivo: a licença pode ser utilizada por uma pessoa em vários dispositivos / utilizada por várias pessoas num único dispositivo;
Licença por utilizador nomeado ou concorrente: licença atribuída diretamente a cada pessoa / permite a utilização de um número de pessoas em simultâneo
OEM: acompanha um dispositivo físico e não é transmissível para outro
Por processador ou por Core: licenciado consoante o número de processadores ou Cores instalados no dispositivo físico ou na instância virtual

Estes são apenas alguns exemplos de uma quase infindável lista de tipos de licenças existentes. A análise efetuada nesta fase permite verificar se existe licenciamento adquirido em excesso ou em défice e permite também uma análise da necessidade de ter uma determinada licença instalada. Na minha atividade regular de análise de licenciamento de software, encontramos muitas vezes software instalado em versões que não correspondem à necessidade efetiva da Organização. Por exemplo, versões Enterprise instaladas em situações que apenas é necessária a versão Standard. Não se pense que nestas análises apenas se encontra licenciamento em défice. Muitas vezes encontramos licenciamento adquirido que não é necessário quando comparado com o software instalado ou com o software necessário à Organização.

Na quarta fase é necessário decidir o que fazer em relação ao desfasamento encontrado. No caso de serem encontradas licenças em défice é necessário desinstalar o software ou adquirir licenças para colmatar este défice. Se tiver licenciamento em excesso, no caso de licenças adquiridas não há muito a fazer mas no caso de licenças em modelo de subscrição, é possível deixar de as subscrever no futuro.

Por fim, não chamaria propriamente a quinta fase, é aconselhável manter esta gestão em funcionamento para garantir que o licenciamento se mantém correto e para as Organizações poderem tomar as melhores decisões em cada momento, sobre a aquisição ou renovação de subscrições de software.
Em resumo, é necessário ter: