No How To deste mês vamos falar sobre uma funcionalidade que pode ser extremamente útil para todos os que se deparam com o problema das convocatórias que ficam sem organizer em situações de ausência de um colaborador ou até saída desse colaborador da empresa.
Estamos a falar da possibilidade de os administradores poderem facilmente emitir um pedido de cancelamento automático, num período definido, de todas as convocatórias (Outlook ou Teams) de um determinado utilizador, sem necessidade de aceder diretamente à mailbox.
Antes de começar, os requisitos para esta funcionalidade são:
- Apenas válido para Exchange Server 2019 ou Exchange Online.
- Apenas aplica para marcações com 1 ou mais participantes – marcações que estejam somente no calendário do utilizador não serão afetadas.
- Limitação máxima de 1825 dias (5 anos) para as convocatórias a eliminar.
- A mailbox do utilizador precisa ainda de estar acessível/ativa.
- O utilizador de administração a usar precisará de ser Exchange Administrator ou Global Administrator.
Vamos então mostrar como utilizar esta funcionalidade, em ambiente de Exchange Online.
1. Estabelecer uma ligação ao Exchange Online com o utilizador de administração
2. Executar o seguinte comando Powershell para obter um preview de todas as convocatórias que serão alvo de cancelamento, mas sem ainda fazer nenhuma alteração. Os parâmetros deste comando são:
- Identity – A mailbox do utilizador que queremos cancelar as reuniões.
- CancelOrganizedMeetings – Flag para que o cancelamento seja feito.
- QueryStartDate – A data inicial a partir da qual estão as reuniões a cancelar.
- QueryWindowInDays – Cancelar todas as reuniões neste intervalo de tempo.
- PreviewOnly – Flag que indica que apenas queremos visualizar quais as reuniões que seriam canceladas, sem efetuar nenhuma alteração.
Remove-CalendarEvents -Identity luis.farinha@knowledgeinside.pt -CancelOrganizedMeetings -QuerystartDate (Get-Date) -QueryWindowInDays 30 -Previewonly
Do comando acima, queremos cancelar todas as reuniões desde o dia de hoje e durante os próximos 30 dias.
3. Caso os resultados da execução anterior sejam os esperados, para efetivamente cancelar as reuniões, basta executar o mesmo comando sem a flag PreviewOnly. O comando demorará mais um pouco a executar e de seguida, os cancelamentos começarão a ser enviados, tal como normalmente:
