Cada vez que vejo uma Inbox com dezenas, centenas ou até milhares de e-mails, fico com a certeza que o e-mail se tornou numa dependência que pode ser prejudicial para a produtividade e para a saúde. Um dos conceitos mais utilizados para gerir ou anular esta dependência é o “Inbox Zero”. Será este conceito uma utopia ou uma realidade?
 Não conheço ninguém no mundo empresarial que não utilize o correio eletrónico como forma de comunicação. Embora exista uma tendência para utilizar mais as redes sociais, o e-mail ainda é dos meios mais usados sempre que queremos comunicar com outras pessoas.
Acorda de manhã e consulta quase de imediato a Inbox? Consulta a Inbox ou envia e-mails quando conduz (pois é…), quando anda na rua, quando almoça ou quando está numa reunião? Consulta o e-mail com uma regularidade inferior a 30 minutos durante o dia? Sente a necessidade de responder aos e-mails assim que os recebe? Estes são alguns dos comportamentos que denotam que a dependência do e-mail é grande. Isto faz com que a mente esteja dentro da Inbox e não nas tarefas que temos para realizar durante o dia, causando stress e falta de produtividade.
Este é um problema que atinge a grande maioria das pessoas. No entanto, existem algumas alterações básicas que pode fazer para baixar o nível de dependência. A primeira é desativar todos os alertas de chegada de novos e-mails, seja no computador ou num qualquer dispositivo móvel. Isto fará com que diminua a curiosidade de saber de quem recebeu o e-mail e qual o assunto. Outro método importante é consultar a Inbox em períodos mais alargados. Não existe uma regra porque isso também dependerá do tipo de atividade e responsabilidade que tem dentro da empresa. No entanto, se conseguir agendar a consulta apenas de hora a hora já será um bom começo, podendo depois alargar este período ou definindo horas exatas de consulta dos e-mails.
Pode entregar a análise dos e-mails que recebe aos automatismos dos programas que utiliza. É importante fazer a gestão do spam e dos e-mails gerais que recebe de parceiros e de listas de e-mails, encaminhando-os automaticamente para uma outra pasta diferente da Inbox. Apenas com esta gestão conseguirá baixar drasticamente o número de e-mails na Inbox podendo lê-los posteriormente quando determinar um tempo para tal. Os e-mails onde apenas vem em CC (Carbon Copy) poderão por exemplo ser consultados provavelmente apenas uma vez por dia dado que, quando bem utilizado, apenas pretendem que esteja informado sobre um assunto não requerendo nenhuma ação.
Outra dica importante é não usar a Inbox como substituta da lista de tarefas ou da agenda. Quando consulta os e-mails pode responder aos que sejam de rápida e fácil resposta ou então transformar o e-mail numa tarefa ou num agendamento a realizar noutro dia e noutra hora. Por exemplo, se um e-mail requer apenas uma confirmação ou um esclarecimento rápido, é mais fácil responder logo que o lê do que criar um agendamento para responder a esse e-mail. No entanto, se o e-mail que recebe requer que faça uma proposta que vai demorar duas horas, então deverá reservar espaço na agenda para o fazer. Neste ponto existem duas regras de ouro. Se está no período de ler e-mails não deverá misturar com outra atividade (no exemplo anterior, interromper a leitura com a execução da proposta ou com a realização de um telefonema). Por outro lado, assim que responde ao e-mail, cria uma tarefa ou um agendamento, arquive de imediato esse e-mail de forma a que desapareça da Inbox e também da sua mente. Apenas voltará a este assunto quando chegar o momento de executar a tarefa. Nunca faça a gestão do que tem para fazer através do “Read/Unread” dos e-mails. Só fará com que perca tempo a olhar e a tratar repetidamente os e-mails que tem na Inbox.
Por fim, é importante o esforço de evitar utilizar o e-mail quando tem disponíveis outros canais de comunicação. Se puder esclarecer um assunto com um telefonema, é preferível do que trocar respostas sucessivas por e-mail. Poderá apenas no final do assunto tratado enviar um e-mail com o resumo do que ficou combinado para ter a certeza que o assunto ficou bem esclarecido.
Este é um assunto que não se consegue resumir em poucas palavras. É uma área em que vale a pena investir para ajudar a não viver na Inbox, ficando com mais tempo e mais disposição para outras tarefas e para baixar o nível do vício desta forma de comunicação. Eu aderi e aconselho vivamente a experiência!
|
