Problem Solver é uma nova abordagem que a KI tem vindo a apostar em parceria com os seus clientes. Trata-se de resolver pequenos problemas e obter grandes ganhos de forma pragmática, de preferência recorrendo a tecnologia já existente na empresa.
Nesta rúbrica especial do espaço “Review”, partilhamos de forma periódica alguns casos de desafios que nos foram apresentados e da forma como os mesmos foram resolvidos, esperando assim servir de inspiração para os nossos seguidores.
Atribuir endereços de e-mail a pastas
Descrição do problema:
O e-mail continua a ser o meio de troca de informação de eleição no mundo empresarial e por muito que existam alternativas, a troca de ficheiros por via de anexos em mensagens é ainda a norma.
Este novo desafio começa com um pedido de ajuda de um cliente que durante a digitalização em massa de documentos físicos para o seu sistema na Cloud (NIODO Desktop), vê-se no processo repetitivo de digitalizar para e-mail num equipamento multifunções para depois ter de manualmente extrair os anexos do outlook e arrumá-los em pastas.
Este desafio levou-nos a perceber que a necessidade poderia ser mais abrangente, até porque como estamos todos um pouco mais distantes, entre nós e dos próprios sistemas, seria útil conseguir de alguma forma que algumas pastas no servidor de ficheiros, no OneDrive ou no Teams pudessem receber os anexos diretamente, poupando-nos esse trabalho de extração do Outlook e gravação do anexo na pasta.
Assim para além do cenário do scanner a enviar diretamente para uma pasta elevámos a fasquia de forma a que a solução funcionasse sempre que queremos guardar anexos numa determinada pasta. Por exemplo, quando trocamos informação com um cliente e queremos que os anexos fiquem automaticamente guardados na pasta respetiva desse mesmo cliente, ou quando simplesmente queremos que os anexos fiquem armazenados numa pasta no nosso ambiente de trabalho.
A solução:
Para assegurar a receção e tratamento dos e-mails criámos uma shared mailbox dedicada a este efeito. Esta shared mailbox retira partido da recente funcionalidade “plus addressing” do Microsoft Exchange para possibilitar um número ilimitado de endereços de e-mail utilizando “tags”. Assim podemos dar um endereço de e-mail específico a cada pasta de acordo com as necessidades.
Todo o processo é orquestrado pelo Power Automate, neste caso em conjunto com código powershell a correr no nosso datacenter, invocado através de On-Premises Data Gateway.
O processo inicia com o preenchimento de um formulário pelo utilizador onde o mesmo indica para que pasta pretende enviar os anexos, qual o endereço de destino e qual o remetente. Deste modo garantimos a segurança do sistema, permitindo apenas que remetentes autorizados possam gravar ficheiros nas pastas de destino.
Após submetido, o pedido segue para aprovação pela equipa de TI. A aprovação é feita numa equipa no Teams, que é o centro de toda a solução.
Após aprovação o pedido é registado e ativado automaticamente.
Ao utilizador basta enviar e-mails com anexos para o endereço que definiu (diretamente ou em conhecimento) e os mesmos serão automaticamente extraídos para a pasta.
Existe ainda a hipótese de guardar os anexos em subpastas consoante a presença da seguinte expressão no assunto do email: [s2f:/subpasta_1/subpasta_n].
Esta opção avançada permite de forma fácil, recorrendo apenas a uma regra central para a pasta de primeiro nível, armazenar os anexos por projeto ou por cliente.
Tecnologias relevantes para o projeto:
Forms
Power Automate
Sharepoint
Teams
Exchange Online
Uma subscrição de um plano Microsoft 365 Business contém toda a tecnologia utilizada.
O que nós dizemos
A abordagem “Problem Solver” é, na nossa opinião, o caminho que parceiros tecnológicos como a Knowledge Inside devem seguir numa realidade cada vez mais tecnológica e “disponível”. As empresas têm acesso a tecnologia de forma fácil, via internet e a baixo custo. Assim, cabe-nos a nós, ajudá-las a rentabilizar os investimentos e tirar o máximo partido desta realidade. A expetativa dos Clientes é que possamos ajudar a resolver problemas do mundo real, com resultados visíveis e práticos.
Por vezes estes desafios que parecem muito particulares revelam-se transversais, este foi um desses casos. Com o Send2Folder APP poupamos tempo aos nossos clientes ao mesmo tempo que melhoramos os processos. Tudo com tecnologia que a maior parte das empresas já têm.
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