Acabou de produzir um e-mail e assim que carrega no botão enviar repara que algo está errado na mensagem que acabou de compor e que o embaraço vai ser grande ao chegar aos destinatários. Recorre à funcionalidade message recall (resgatar mensagem) do Outlook apenas para descobrir que agora o embaraço é duplo, pois não só o resgate não funcionou, como o destinatário ficou a saber que a pretendia resgatar.
De facto, a funcionalidade “Message recall” do Outlook, serve exatamente para remover ou substituir no destino uma mensagem que enviámos por engano ou com informação incorreta, infelizmente esta funcionalidade tem tantos requisitos e limitações que a probabilidade da mesma funcionar nos dias que correm é perto de zero. Saiba o porquê neste artigo.
Requisitos para que o Message recall funcione:
Está a usar o Outlook ligado a um Exchange Server
O messasse recall apenas vai funcionar se estiverem ambos a usar o Outlook configurado com uma conta Exchange e em modo Online.
O destinatário da mensagem está ligado no mesmo sistema que o seu
Regra geral, o message recall apenas vai funcionar para colegas da sua empresa. Isto porque a funcionalidade obriga a que o destinatário esteja na mesma organização de Exchange que o remetente. Caso o remetente e destinatário não pertençam à mesma Empresa, mas estejam ambos no Office 365, considera-se que estão no mesmo sistema, pelo que tem ainda algumas hipóteses que funcione.
A mensagem não foi lida nem movida para uma pasta
Caso o destinatário já tenha lido a mensagem ou tenha alguma regra que mova a mensagem para uma pasta diferente do Inbox, então o message recall vai falhar.
O destinatário não tem a conta de e-mail configurada num smartphone.
Caso o destinatário utilize um smartphone para aceder ao e-mail, o recall muito provavelmente não vai funcionar.
O message recall é uma funcionalidade do Outlook para Windows e não do servidor, por esta razão, infelizmente existem múltiplas condições (como pequenas configurações) que podem fazer com que o resgate não tenha sucesso.
Em resumo, deve à partida ter em conta que para ter alguma hipótese de sucesso com o resgate de uma mensagem, tem de estar a usar o Outlook, num computador Windows e ligado a um servidor de Exchange. O destinatário tem de estar nas mesmas circunstâncias, ligado ao mesmo servidor que o seu. Para além disto, realçamos que a rapidez com que executa o resgate é importante, pois é critico que a mensagem ainda não tenha sido lida.
Mais informação e um conjunto de cenários aqui
O que nós dizemos
São muitas as situações de frustração que ao longo dos anos os utilizadores sentem ao recorrer desta funcionalidade. Assim sentimos que seria útil, documentar as circunstâncias em que a mesma pode de facto funcionar (que são mínimas). No Microsoft Ignite do ano passado, foram anunciadas novidades em relação a este tema e sabemos que a Microsoft está a desenvolver um novo sistema de message recall para os seus clientes do Office 365. Este sistema funcionará de forma muito mais robusta, independente do cliente de e-mail utilizado. No entanto já foram avisando que a premissa de que a mensagem não pode ter sido lida irá ser mantida.
O que recomendamos para já, no caso de um engano, é assumir o erro enviando um novo e-mail de substituição a pedir desculpa pelo engano e desconsiderar o primeiro e-mail. Para evitar enganos à partida, uma nossa sugestão é configurar Outlook com um atraso no envio (delay send) de alguns minutos, para assim podermos reagir e apagar a mensagem antes da mesma ter saído do nosso Outlook. Mas sobre isso falaremos num próximo How-To.
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