A Microsoft anunciou recentemente uma atualização importante para a gestão de contas OneDrive não licenciadas, com o objetivo de otimizar o uso de recursos e melhorar a segurança.
A partir de janeiro de 2025, contas OneDrive que estejam sem licença por mais de 90 dias serão automaticamente arquivadas e deixarão de estar acessíveis aos utilizadores finais. Esta medida visa garantir que as contas inativas não continuem a consumir espaço de armazenamento desnecessariamente.
As contas afetadas por esta nova política terão os seus ficheiros movidos para um estado de arquivamento, ficando acessíveis apenas para os administradores do SharePoint. A Microsoft permitirá também que os administradores façam a gestão destas contas arquivadas através do Centro de Administração do Microsoft 365, incluindo a capacidade de as reativar, se necessário.
Acesso às contas arquivadas e custos associados
Após o arquivamento automático das contas não licenciadas, é possível aceder aos ficheiros nestas contas ativando a faturação de contas não licenciadas no Centro de Administração do Microsoft 365.
Uma vez ativada, a faturação aplica-se a todas as contas OneDrive não licenciadas no tenant. Há uma taxa de 0,045€/GB/mês para armazenar contas não licenciadas no Microsoft 365 Archive, e uma taxa de 0,54€/GB para reativar contas armazenadas. A reativação de contas demora até 24 horas e proporciona 30 dias de acesso à conta, após os quais a conta volta ao estado de arquivamento.
Se nenhuma ação for tomada para as contas OneDrive que estão sem licença há mais de 90 dias, estas contas permanecerão inacessíveis aos utilizadores finais até que seja configurada uma subscrição do Azure e ativada a faturação de contas não licenciadas no Centro de Administração do SharePoint.
Os administradores podem visualizar uma lista de todas as contas OneDrive não licenciadas no seu tenant. Este relatório fornecerá o número de contas não licenciadas e explicará os motivos das contas estarem sem licença, saiba como aceder a este relatório no How To deste mês.
Existem 4 razões pelas quais o seu tenant pode conter contas OneDrive não licenciadas:
- Período de retenção: A conta já não está licenciada, mas permanece ativa porque uma definição de período de retenção está a impedir que a conta seja eliminada.
- Política de retenção: A conta já não está licenciada, mas permanece ativa porque uma política de retenção no Purview está a impedir que a conta seja eliminada.
- Utilizador ativo sem licença: A conta está ativa, mas não tem licença. Isto pode acontecer se a licença for removida, mas o utilizador não for removido do Microsoft Entra ID.
- Contas duplicadas: A conta é duplicada porque um utilizador licenciado tem várias contas OneDrive associadas. As contas duplicadas (também conhecidas como contas não primárias) podem surgir se um utilizador for movido geograficamente, se sair e depois reentrar numa organização, ou devido a outros fatores.
Com o arquivamento automático definido para começar em janeiro de 2025, a Microsoft recomenda que os administradores tomem medidas proativas para garantir que todas as contas relevantes sejam devidamente licenciadas ou removidas, conforme necessário.
O que nós dizemos
A Microsoft está a reforçar o controlo sobre o uso de recursos cloud não licenciados, com o objetivo de evitar abusos na plataforma. Muitas organizações, ao poderem manter os dados de utilizadores apagados sem custos, optam por fazê-lo, na eventualidade de serem necessários no futuro. Esta prática, comum em diversas empresas, muitas vezes contraria normas como o RGPD. Com a introdução de custos para a retenção de dados acima dos 90 dias, espera-se uma mudança significativa, com uma abordagem mais criteriosa na retenção de dados essenciais. Não me surpreenderia se, num futuro próximo, a Microsoft começasse também a monitorizar a conversão de caixas de correio de utilizadores para caixas de correio partilhadas, uma técnica frequentemente utilizada para manter sem custos as caixas de correio de ex-colaborador