Este mês vamos falar de uma nova funcionalidade do Microsoft 365, a integração do Microsoft Search com o Bing.
Esta funcionalidade permite aos utilizadores de uma organização encontrarem rapidamente informações relacionadas com o trabalho, incluindo pessoas, ficheiros, sites internos e muito mais. A ideia é tornar a pesquisa por material de trabalho tão fácil como a pesquisa de conteúdo na internet.
Isto é possível usando o motor de pesquisa do Bing para efetuar buscas em ficheiros, sites de Sharepoint, conteúdo de OneDrive e Teams empresariais, bem como outras fontes de dados da organização.
Para facilitar o uso desta funcionalidade a Microsoft criou uma extensão para o Google Chrome que torna o Bing o motor de busca pré-definido para o Chrome. É possível instalar e desinstalar esta funcionalidade de uma forma centralizada na consola de administração do Microsoft 365.
Para um utilizador usufruir desta funcionalidade, após a mesma ser ativada de forma central para toda a organização ou apenas para alguns grupos, basta fazer login com a conta empresarial em www.bing.com e imediatamente e confrontado com um cartão com informação relacionada com ele e com a organização em questão:
A partir deste momento, todas as pesquisas que forem efetuadas usando este motor de pesquisa retornarão não só resultados gerais da internet, como resultados personalizados de conteúdo da organização. Tome-se como exemplo a palavra Review, retorna sugestões gerais bem como a de ficheiros com esse nome contidos no Microsoft 365 da organização.
Tal como referimos antes, esta funcionalidade pode ser ativada e desativada de forma central na organização, bem como a extensão do Chrome pode ser instalada e desinstalada centralmente (ver o nosso HOW TO deste mês para saber como fazê-lo).
É possível também customizar ainda mais a experiência dos utilizadores utilizando as seguintes funcionalidades extra do Microsoft Search:
• Criar Favoritos para sites comuns internos como intranet, timesheet ou sites de IT.
• Criar Q&As para responder instantaneamente a perguntas frequentes como “Como altero a password” ou “Como registo horas na timesheet”.
• Adicionar localizações ou plantas para ajudar os utilizadores a navegar edifícios empresariais de grande complexidade.
• Definir acrónimos para termos comuns utilizados na organização.
O que nós dizemos
É sempre com agrado que vemos a adição de novas funcionalidades ao Microsoft 365, sobretudo quando o acréscimo de funcionalidades não acarreta um aumento da despesa, como é o caso do Microsoft Search for Bing.
A sua potencialidade é fácil de perceber num contexto duma grande organização, em que por vezes a informação é tanta e tão dispersa que os utilizadores não sabem onde a procurar. Ao agrupar tudo num único motor de busca, torna-se bastante mais provável que um utilizador a encontre. As customizações como Q&As e Favoritos são a cereja no topo do bolo ao permitirem uma experiência mais customizada e relevante para os utilizadores.
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