No final de 2021 a Microsoft anunciou que iria reformular o seu plano de “Business Voice” e introduzir uma nova oferta com o nome “Teams Phone with Calling plan” para 33 mercados, sendo que Portugal foi um dos privilegiados estando presente neste novo lançamento desde sensivelmente Fevereiro deste ano.
Esta nova oferta vem facilitar a integração de uma solução completa de telefonia diretamente no Microsoft Teams trazendo assim as chamadas, chats, reuniões e a colaboração numa única APP permitindo a realização de chamada de qualquer lugar e equipamento, seja ele um telemóvel, computador, telefone IP ou mesmo uma sala de reuniões.
A nível de licenciamento para usufruir desta nova funcionalidade é necessário ter o componente “Teams Phone”, que está já incluído com o Microsoft 365 E5 ou Office 365 E5, e que é disponibilizado como um Addon à sua subscrição atual.
São disponibilizados várias formas de o fazer, sendo possível por exemplo, ter apenas um número de telefone associado para usufruir das suas várias funcionalidades ou ter um Bundle com um plano de minutos incluído e que lhe permitirá realizar chamada.
Mas vamos ao que interessa, o que é em concreto esta solução?
A Microsoft disponibiliza não mais que uma solução que poderá substituir toda a sua solução PSTN/VOIP/IPBX do escritório deixando assim o seu operador atual (MEO, NOS, Vodafone, etc) ou sistema virtual de rede telefónica e integrar os seus números diretamente no Teams (sim, é possível fazer a portabilidade dos seus atuais números de telefone para a Microsoft).
Com isto os números públicos ficam associados à conta 365 sendo disponibilizados através da ferramenta Teams para que seja assim possível receberam e realizarem chamadas.
Para o utilizador/agente final, um painel limpo e de fácil utilização que lhes irá permitir ser mais produtivo e eficiente concentrando toda a sua comunicação num único produto.
A nível de funcionalidades este serviço não fica nada atrás do que é já disponibilizado pelas operadoras e considerado a norma, sendo possível configurar enumeras opções, entre as quais destacamos:
Linhas de atendimento automático – permite a criação de sistemas de atendimento automático (IVR) com a transferência direta perante a seleção do chamador.
Filas de espera – criação de filas de espera e definição da ordem de atendimento para qual o agente que irá atender a chamada
Música em espera – manter o chamador a ouvir música
Voicemail – definir uma mensagem de voicemail sendo possível configurar quais as regras de acesso ao mesmo, por exemplo quando Out-of-Office. A mensagem é encaminhada como um anexo num email enviado ao agente existindo também a possibilidade de ter uma transcrição da mesma.
Reencaminhamento e transferência de chamadas – permite que os agentes transfiram chamadas entre si ou definam quem irá atender o seu número quando se encontra ausente
Chamadas em espera – colocar uma chamada em espera para que lhe seja possível, por exemplo, atender uma chamada mais urgente.
Caller ID – irá ser possível ligar para números externos com o ID do número geral da empresa e não o numero direto do agente.
Mudança dispositivo – ter a possibilidade de mudar a chamada em cursos para outro equipamento durante a mesma
Chamadas com base no estado do utilizador – apenas receber chamadas de números predefinidos quando, por exemplo, o seu estado é “Ocupado”
Toque secundário ou diferentes toques – permite ouvir o toque de chamada nos seus phones e colunas em simultâneo ou que sejam diferentes ringtones consoante o tipo de chamada a receber.
Partilhar linha de telefone – o utilizador poderá autorizar alguém a receber e realizar chamadas em seu nome e com o seu número.
Lista de bloqueio – ter uma lista de números para os quais não irá receber chamadas
Esta é uma lista que vai certamente crescer e apresentar mais e melhores funcionalidades.
A nível de gestão do produto está integrado no painel administrativo do Microsoft Teams de forma simples e intuitiva.
O que nós dizemos
A Microsoft tem aqui claramente um conceito vencedor e que veio para ficar. Era a peça que faltava para complementar a já espetacular ferramenta do Teams e que vai certamente agradar a muitas empresas. Nós na KI, como parceiros Microsoft e muitas vezes “early adopters” da sua tecnologia, já começamos o processo de implementação da solução estando neste momento na reta final de testes, mas podemos desde já adiantar que numa primeira análise e experiência, tudo parece funcionar muito bem. Apenas a lamentar desde já a demora na atribuição de números de telefone, mas que acreditamos que não será da responsabilidade da Microsoft, mas sim do sistema Português de gestão de números.
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