O backup às ferramentas do Office 365 é algo que falamos recorrentemente neste espaço e é um dado já adquirido pela grande maioria dos nossos clientes.
Uma das ferramentas da qual fazemos backup é o Microsoft Teams, no entanto o que grande parte dos utilizadores não sabe é que a Microsoft não disponibiliza uma forma oficial de salvaguardar alguma da informação presente nesta ferramenta.
Não disponibilizava, mas já disponibiliza. E a questão passa exatamente por aqui, será uma API própria que permitirá uma solução de backup mais completa e robusta, mas que terá custos adicionais para a organização.
O que neste momento todos os “vendors” de soluções de backup fazem é garantir a copia de uma pasta escondida na mailbox dos utilizadores (TeamsMessagesData) através dos Exchange Web Services (EWS), e a Microsoft não suporta esta solução pois indica que poderá alterar os dados e a sua localização a qualquer momento, tal como já fez no passado.
Foi com base no acesso a esta pasta por aplicações terceiras que a Microsoft informou que a partir do dia 30 de setembro de 2022 iria restringir o acesso à mesma e em alternativa recomendou a utilização de uma nova API de exportação para o Teams.
Apesar desta nova API estar já disponível à quase 1 ano, este anúncio apanhou grande parte das software houses de aplicações de backup desprevenidos principalmente pela pequena margem na data para o termino no acesso por EWS.
Talvez por isso a Microsoft veio, entretanto, e de forma bastante discreta anunciar que a mesma passou para dia 31 de Janeiro de 2023.
É bom ver a Microsoft oferecer de uma forma oficial uma API que permitirá fazer um backup mais completo à informação presente no Teams mas apresenta claramente um novo desafio para a sua implementação e utilização.
Em primeiro lugar porque para ter acesso a esta API (Teams Export API) é necessário preencher um formulário da Microsoft para que seja aprovado o acesso a esta API considerada protegida dentro do Microsoft Graph.
A Microsoft informa que pelo menos neste momento, irá demorar um mínimo de 2 semanas para que seja validado e aprovado o acesso. Se houver um engano de qualquer uma das partes neste ponto lá se perdeu pelo menos 1 mês sem backups.
Já para não falar que tendo em conta a obrigatoriedade na migração para esta solução, vão ser centenas de milhares de empresas a fazer estes pedidos para que possam continuar a proteger a sua informação.
Em segundo lugar serão os custos afetos à utilização desta API. Foram apresentados 3 tipos de licenciamento, no entanto apenas nos vamos focar no que será utilizado, o modelo B.
E este modelo irá basicamente cobrar $0.00075 por cada mensagem acedida pela API com a forma de pagamento a ser feita através de uma subscrição que fica associada à aplicação registada na Azure AD.
Esta abordagem irá fazer o custo variar muito de organização para organização sendo que neste momento apenas será possível fazer um cálculo estimado com base nas estatísticas de utilização que o portal de administração do Teams apresenta.
Claramente ter uma solução oficial e suportada pela Microsoft é um passo no sentido correto, no entanto na minha opinião é que deveria existir um período de transição mais alargado (pelo menos a data-limite para implementação já foi alargada) em que, por exemplo, teríamos um período de carência em relação aos custos de utilização que permitiria às organizações perceber e afinar quais os dados a reter e se os mesmo justificam os custos.
Também aqui a Microsoft poderia sair beneficiada podendo ter alguma margem de tempo para perceber a utilização da solução e os custos a ela associados para os seus clientes podendo fazer desde logo ajuste antes de entrar em produção.
Em relação à nossa ferramenta de referência para a realização de backup à plataforma Office 365, o Veeam, já oferece suporte a esta nova API na sua última atualização e penso que será uma questão de tempo até alargarem as funcionalidades no backup para que possam tirar todo o proveito das novas funcionalidades presentes na API e começar a incluir backups a conversas 1:1, group chats e meeting chats, por exemplo.
