Se for um leitor regular da newsletter Notícias na Cloud, já terá reparado o quanto o Microsoft Teams aparece na nossa publicação. A razão é simples, e resume-se à sua importância para o dia-a-dia das empresas em geral (e à Knowledge Inside em específico), e às inúmeras funcionalidades da plataforma. Tudo isto leva a que esta solução seja figurada na nossa newsletter quase todos os meses, tais são as suas potencialidades de configuração e utilização.
Este mês vamo-nos debruçar sobre um dos elementos fundamentais do Teams, os canais e tentar clarificar melhor os diferentes tipos de canais e quais os mais indicados para que situação.
O Microsoft Teams organiza-se, tal como o nome indica, por equipas. Uma equipa é constituída por pessoas (membros), e tem um site de Sharepoint e uma mailbox associada. Cada equipa pode ter até 10000 membros.
Dentro das equipas, a organização é feita por canais, que são secções dedicadas dentro de uma equipa normalmente organizadas por tópicos ou assuntos, podendo ter ficheiros, apps e conversações associadas. Os canais podem ser de 3 tipos:
- Padrão
- Privado
- Partilhado
Canais padrão
Os canais do tipo Padrão são os mais comuns, e o canal que vem por defeito com qualquer equipa chamado Geral/General é deste tipo. São membros dos canais todos os membros da equipa, não sendo possível excluir qualquer membro do mesmo canal. A informação do canal é guardada no site de Sharepoint da equipa. Existe um limite de 200 canais deste tipo por equipa. Têm como principal vantagem o facto de tudo o que estiver contido no mesmo está automaticamente partilhado com toda a equipa, não sendo necessário nenhuma acção adicional.
Canais privados
Os canais privados foram introduzidos em 2020 como resposta à necessidade de segmentar informação dentro da equipa, ao permitir colocar como membros apenas alguns dos membros da equipa. Ao contrário de um canal padrão, a informação é guardada num site diferente do site de equipa. Existe um limite de 30 canais privados por equipa, e algumas das apps do Teams (o Planner será o exemplo mais flagrante) não estão disponíveis neste tipo de equipa. A sua grande vantagem é a já referida possibilidade de segmentar a informação ao limitar o acesso ao canal.
Canais partilhados
Os canais partilhados foram introduzidos recentemente, e distinguem-se dos outros 2 tipos de canais por permitirem membros que não façam parte da equipa onde se encontra o canal. Isto porque mesmo nos canais privados, ser membro da equipa é um requisito para se ser membro do canal, o que levanta problemas pois para dar acesso a um canal, tem de se dar automaticamente acesso a todo o conteúdo que esteja em canais Padrão nessa mesma equipa. Tal como os canais privados, tem um site de Sharepoint dedicado. Assim sendo, são especialmente indicados para colaboração com entidades externas, ao permitirem partilhar apenas uma parte da informação da equipa.
Segue-se um breve resumo das funcionalidades de cada canal:
O que nós dizemos
Mais do concorrerem entre si, os diferentes tipos de canal que podemos escolher no Teams acabam por se complementar, e dar ao utilizador a possibilidade de escolher qual a solução que mais se adequa ao seu tipo de utilização. Seja um canal padrão para partilha rápida de informação dentro da equipa, um canal privado para esconder informação mais sensível, ou um canal partilhado para colaboração B2B, o Teams acaba por ter sempre uma solução para o requisito em questão.
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