Não é por acaso que trago este tema para a nossa coluna de opinião. Há bem pouco tempo, perdi em definitivo uns ficheiros que tinha no meu dropbox, não por nenhum erro ou falha do sistema mas simplesmente por erro meu. Apesar da informação que perdi não ser critica, tinha o seu grau de importância, ao ponto de me fazer escrever estas linhas e de partilhar a minha frustração com todo este processo e procurar alertar para quais as políticas de retenção que cada fornecedor utiliza.
Sou utilizador do Dropbox a título pessoal há já alguns anos. Tenho uma conta gratuita que graças aos convites e outros bónus tem neste momento 4,75 GB de espaço. Apesar da conta ser pessoal, os conteúdos que lá coloco variam e muitas vezes são também profissionais, isto porque a minha utilização do dropbox é muito específica, e resume-se a um repositório de dados que necessito de partilhar com terceiros e a uma área de transferência entre dispositivos, nomeadamente entre os diversos dispositivos que utilizo e o NIODO Desktop.
Na prática, tudo o que está no meu dropbox é temporário, ou em partilha com alguém (em alternativa ao e-mail) ou em transporte para o repositório final que é sempre o meu NIODO Desktop. De forma alguma vejo o Dropbox como um backup dos meus dados e procuro sempre assegurar que os mesmos têm pelo menos três cópias e uma delas “offsite”.
O problema surgiu pela dualidade de funções que dou ao dropbox: Durante este último ano elaborei uma série de documentos pessoais que necessitava de partilhar com um grupo restrito de pessoas e por essa razão coloquei os mesmos numa pasta “Share” partilhada para o efeito. A par desta pasta, mantenho uma outra pasta que chamo de “Transfer” e que utilizo com regularidade para despejar conteúdos dos meus diversos dispositivos e depois armazená-los na minha área pessoal no NIODO Desktop. Como acontece regularmente, fiquei com o dropbox cheio depois de uma transferência massiva de vídeos e fotos e fui efetuando, aos poucos, a gestão da transferência dos dados entre o meu MAC e o NIODO Desktop, apagando da área do dropbox o que já tinha copiado para a minha área pessoal. Foi durante esta gestão que por estar a precisar de espaço, apaguei alguns documentos da pasta “Share” que já não necessitavam de estar partilhados.
Só cerca de dois meses depois, quando me pediram um destes documentos é que verifiquei o erro que tinha cometido, tinha apagado os documentos, sem antes os ter copiado para o NIODO Desktop. A única cópia que tinha dos documentos em causa residia no dropbox e tinha-os deliberadamente apagado porque necessitava de espaço.
A esta altura lembrei-me que o dropbox guarda os ficheiros que vamos apagando com uma espécie de recycle bin e respirei de alívio, apenas até perceber que não estava lá nada… Tudo o que tinha apagado também não existia nos “itens excluídos” do dropbox. Porquê? Simplesmente porque o dropbox apenas guarda estes ficheiros durante 30 dias. Foi aqui que a minha frustração atingiu o máximo. Não só tinha cometido a asneira de não transferir os ficheiros após elaboração dos mesmos, como os apaguei deliberadamente e só dei conta tarde demais. Tudo se alinhou para que eu perdesse realmente estes ficheiros… Lei de Murphy? Talvez…
Em resumo, realço a importância de termos sempre uma solução de backup implementada, mesmo quando mantemos os dados produtivos na cloud e mesmo que essa cloud nos garanta ilimitadamente a recuperação dos ficheiros apagados. Lembrem-se da boa prática de manter três cópias da informação em sistemas/suportes diferentes. Por vezes não há SLA que pague o custo da informação perdida.
Informação adicional que registei de diversas Clouds de consumo:
- O Dropbox por defeito guarda durante 30 dias os ficheiros apagados. Podemos subscrever o “Histórico de versões ampliado” que aliado a uma conta “dropbox pro” permite guardar os ficheiros eliminados durante um ano.
- No Onedrive, o “recycle bin” guarda os ficheiros apagados durante 3 a 30 dias consoante esses mesmos ficheiros ocupem na totalidade o espaço reservado para o efeito (10% do espaço total de armazenamento).
- No Google Drive os ficheiros apagados são movidos para o “trash” onde ficam indefinidamente, consumindo espaço até o utilizador os remover. Após remoção do “trash” a recuperação só é possível recorrendo à ajuda do suporte. Não encontrei garantias escritas de recuperação por parte do suporte da Google.
Nas versões empresariais, as opções de retenção são mais completas, mas sem dúvida que é muito importante saber quais são e se está confortável com as mesmas, na hora de migrar para a Cloud.
