A Microsoft deu recentemente a conhecer novas funcionalidades e características da próxima versão do Office 2016. Mesmo que o Windows 10 continue a roubar as atenções do mercado de tecnologias de informação e de informática, a verdade é que os créditos da conhecida suite de produtividade da empresa de Redmond não ficam por mãos alheias e obrigam a uma atenção dedicada – pela sua história, pela sua importância, pelas novas opções que disponibiliza e pelo facto de ter sido redesenhada tendo em consideração as novas formas de trabalhar dos dias que correm.
Juntamente com a marca Windows, o Office é o “segundo nome” da Microsoft. Mas entre as primeiras versões deste produto e a que agora vai ser lançada vai um universo de diferenças, e não apenas – naturalmente – no que respeita a aspeto visual. A Microsoft quer colocar o Office 2016 no centro de uma experiência de utilizador assente no trabalho colaborativo, no mobile office e na tecnologia cloud – pilares que estão na base da forma como as pessoas e as empresas regem o seu quotidiano.
Na nova versão, o Outlook é uma das aplicações que recolhe mais benefícios desta aposta em serviços cloud. No Outlook 2016, o trabalho colaborativo está presente em todo o lado. Um exemplo? Quando quiser adicionar um anexo, o utilizador pode escolher entre acrescentar um ficheiro, mas também partilhar um link para um ficheiro guardado no SharePoint ou na conta OneDrive. De resto, a popular ferramenta de gestão de e-mail, de calendários e de tarefas reforça agora a colaboração instalando funcionalidades de grupo que permitem trabalho colaborativo via e-mail, vídeo, IM e recorrendo a reuniões físicas ou virtuais com várias pessoas. O utilizador pode aceder a separadores sobre a atividade do grupo, o histórico das conversas e a gestão de novos ficheiros gravados no OneDrive.
No Word, vai ser possível fazer a coautoria de ficheiros. Quer isto dizer que um documento pode ser trabalhado em tempo real por várias pessoas, para desta forma criar maior dinamismo nas equipas, reduzir o tempo de colaboração e otimizar processos.
Na edição 2016 do Excel, a Microsoft decidiu adicionar a funcionalidade Power Query for Excel, que já não implica um download separado. Esta ferramenta permite a combinação de dados do utilizador com informação de terceiros dentro do programa. Com o Power Query é possível importar dados estruturados e não estruturados a partir de fontes públicas como a Wikipédia ou Azure Marketplace. Depois, basta usar o JSON para criar visualizações de dados.
De resto, as opções e os menus das aplicações do Office estão, de acordo com a Microsoft, «mais inteligentes». Um exemplo? Quando quiser adicionar um anexo a uma mensagem de e-mail, tem à sua disposição uma lista dos últimos documentos em que trabalho, o que faz sentido, tendo em consideração o fluxo normal de trabalho.
A segurança também foi alvo de reforçada atenção. A Microsoft incluiu funcionalidades para prevenir a perda de informação e para gerir as permissões no acesso a ficheiros. Os administradores podem definir este tipo de políticas para o Word, Excel e PowerPoint. Estas restrições impostas pelos administradores permitem depois que estes recebam alertas ou que bloqueiem por completo a disseminação de conteúdo sensível – uma feature muito bem-vinda e sobretudo útil.
Especial menção ainda para a Tell Me Box, uma funcionalidade disponível no friso das aplicações do Office 2016 e que ajuda os utilizadores nas mais diferentes questões de produtividade. Como projetar o ecrã num segundo monitor, como adicionar uma marca de água num documento ou como criar gráficos no Excel são questões que a Tell Me Box consegue esclarecer em questão de segundos.
Disponível no Outono de 2015, esta suite estará disponível gratuitamente para smartphones e tablets mais pequenos, e deverá custar qualquer coisa como 145 dólares na sua versão semelhante a “Office Home & Student”. A subscrição de uma licença de Office 365 Pessoal deverá rondar os 70 dólares anuais. Para experimentar o Office 2016 o utilizador deverá ser assinante do Office 365 e não será possível usar em simultâneo o 2016 e a versão de 2013.
O que nós dizemos
Olhando de relance para o que o Office 2016 vai oferecer, não é possível fugir ao óbvio: a Microsoft aposta numa abordagem mais centrada no utilizador, aproveitando as vantagens que a tecnologia cloud disponibiliza e fazendo delas os pilares de uma estratégia virada para o trabalho colaborativo, para a simplificação de processos e para a dinamização das tarefas. O Office 2016 é, a par do Windows 10, o nome que mais expectativa suscita nos meses que estão pela frente. Muita tinta ainda vai correr sobre esta suite, mas a julgar pelas novidades já conhecidas, haverá muita gente a pensar como tirar proveito destas novas funcionalidades.
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