Sejamos francos, por mais otimizada que esteja a nossa organização, existem sempre aqueles pequenos problemas que por não serem “tão graves”, vão convivendo connosco. Falo de pequenas ineficiências, processos que “empacam” e outras coisas que irritam.
Todos temos disto, desde o nosso chefe que não só tarda em aprovar as nossas férias, como fica surpreendido quando no primeiro dia do nosso merecido descanso não estamos na empresa, passando por aquele mail semanal do fornecedor com atualização de preços que semana após semana, repetitivamente, temos de guardar na pasta da área comercial.
E aqueles temas que consideramos apenas trabalho que tem que ser feito? Por exemplo processar manualmente as candidaturas para uma nova vaga na empresa compilando-as num ficheiro excel ou marcar as entrevistas para os candidatos que passam a primeira fase de triagem, ou, bem mais simples anotar num ficheiro excel a hora de entrada e saída de um cliente.
Depois temos aquele e-mail negativo do chefe ou cliente que nunca chegámos a ver, para não falar “daquela mensagem” do diretor de turma do nosso filho... nunca nos perdoámos tamanha falha.
A verdade, é que se pensarmos um pouco são imensas as pequenas situações que gostaríamos de ver otimizadas e muitas delas afetam uma grande quantidade de colaboradores e provocam pequenos bloqueios numa engrenagem que se quer suave.
Dizer-lhe que tudo isto tem solução, também não será novidade, pois a questão é sempre a complexidade e custo para resolver cada questão, mas o que constato é que esta complexidade e custo está a baixar. A baixar ao ponto de muitos de nós estarmos a desperdiçar dinheiro ao não rentabilizarmos as soluções que já temos ao nosso alcance sem custos adicionais.
Falando, por exemplo, do Office 365, que grande parte das organizações subscreve em formato “Suite” mas apenas utiliza o Outlook (e-mail empresarial), Word, Excel e PowerPoint, deixando de lado dezenas de aplicações poderosas tais como o Sharepoint, o Flow, o PowerApps, o Forms, o Teams e outras mais. Dezenas de aplicações que podem ajudar a resolver os desafios acima indicados, alguns deles com uma facilidade incrível e sem custo adicional.
Mais grave, não só as deixamos de lado, como por vezes acabamos por adquirir ferramentas a outros fornecedores sem necessidade. Estou-me a lembrar por exemplo do Forms, que facilmente processa questionários de satisfação a clientes, recolhe fichas de adesão de novos clientes ou até recolhe e regista o consentimento para tratamento de dados pessoais.
Porque acontece isto? Porque o retorno do investimento que as organizações fazem em tecnologia não está a ser devidamente explorado? Na minha opinião porque as transformações são muitas e muito rápidas o que torna difícil as empresas acompanharem. Reconheço também que se estas situações ocorrem a responsabilidade é nossa, parceiros de TI. Por isso lanço o repto: Desafie-me! Desafie a nossa equipa a resolver estes pequenos problemas e obter assim grandes ganhos.
