Marcar reuniões com vários participantes pode ser um processo demorado até se conseguir uma data que seja consensual para todos. Tipicamente só depois de muitos mails aceites por uns e rejeitados por outros é que se consegue chegar a uma data consensual.
O FindTime da Microsoft simplifica este processo devolvendo tempo precioso para se concentrar no seu negócio deixando que todo o trabalho de agendamento seja feito de forma automática.
A ideia passa por aquando da marcação de uma reunião o organizador sugerir algumas time slots possíveis para a reunião. Depois os horários indicados são propostos a quem vai participar na reunião para que possam votar e assim se chegar a um consenso.
Os participantes vão receber um email com o link para poder responder de forma fácil e objetiva.
Quando todos votam, o FindTime envia o convite de reunião com a data e hora final que ficou escolhida por todos.
Para poder organizar uma reunião com o Findtime precisa de ser cliente de Office365, contudo poderá enviar os convites para qualquer endereço de email, tenha ou não conta 365.
Como organizador terá acesso a um site onde pode consultar a votação criada.
Poderá também aceder ao histórico de todas as votações pendentes para que possa verificar quem ainda não escolheu a melhor hora na votação e assim saber de quem está pendente a marcação da reunião.
Totalmente gratuito está disponível para que o possa começar a usar já e a poupar tempo na marcação das suas reuniões.
O que nós dizemos
Apesar de não ser muito conhecida esta ferramenta já existe desde o final de 2015. Como vimos trata-se de uma ferramenta prática e gratuita que faz o trabalho “chato” de encontrar uma data consensual para as nossas reuniões.
Com várias alternativas pagas no mercado, a Microsoft mostra mais uma vez que está atenta as necessidades dos seus utilizadores e que trabalha para as solucionar, neste caso sem custos.
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