Regressar ao teletrabalho e ao #ficaremcasa é o que temos por agora e provavelmente até que a situação acalme ainda vai demorar algum tempo. Muitos, tal como eu, nunca chegaram a voltar ao escritório e aprenderam muito ao longo destes meses de adaptação. Para quem está de volta agora, sejam então bem vindos e deixo aqui algumas sugestões resultado da minha aprendizagem.
CRIE UM LOCAL DE TRABALHO
Começo por dizer que tenho a noção que sou um privilegiado por ter uma divisão da minha casa que é utilizada exclusivamente como escritório. Ter um espaço de trabalho onde se possa concentrar é sem dúvida um dos pontos mais importantes. Se tal como eu tem um escritório em casa, perfeito. Se não tem, encontre um cantinho no seu quarto ou noutra divisão ou use a mesa da sala. Cá em casa como somos dois em teletrabalho, acabámos por criar um espaço adicional de trabalho na sala e vamos alternando à semana quem fica no escritório.
Evite utilizar os locais que o nosso cérebro associa a momentos de lazer e descanso, tais como a cama ou sofá. O ideal é o local ter uma parede branca por trás de si, mas caso não tenha lembre-se de usar um fundo virtual quando estiver em chamadas. Lembre-se também de estar bem sentado e confortável. Uma das coisas que aprendemos ao longo do tempo é que a cadeira é de uma importância vital. Se não tem uma boa cadeira, requisite a sua cadeira do escritório. Afinal, não vai lá estar ninguém a usá-la! Escolha também um local com um bom sinal wi-fi e utilize um monitor, teclado e rato externo. Se não tem requisite-os também à sua empresa.
Crie uma sinalética para mostrar aos restantes membros da família quando está em reunião. Pode ser algo como um post-it ou algo pendurado no puxador da porta. Se estiver num espaço aberto pode optar por algum código que os restantes membros da família percebam. Cá em casa, no escritório, se a porta estiver fechada é sinal de não incomodar e para quem está a trabalhar na sala se estiver com os headphones significa que está em reunião. Simples!
LEMBRE-SE DE CRIAR LIMITES.
No início do primeiro confinamento, a sensação que tenho é que passava todo o tempo a trabalhar, se estava acordado estava a trabalhar e dormia muito pouco. O facto de o escritório estar mesmo ali, de nunca desligar o portátil e a sensação permanente de que não estava a dar tudo fazia-me trabalhar todo o dia e até largas horas da noite. Este não é um modelo saudável, nem sustentável. Por isso defina os seus limites e reserve tempo para si, para fazer desporto, para relaxar e brincar com as crianças.
Ao fim de algum tempo, consegui disciplinar-me e voltar às rotinas do “antigamente” como se estivesse a trabalhar no escritório. Uma prática nova que adquiri foi efetuar um descanso de cerca de 20 minutos entre o almoço e o regresso ao PC. É incrível como este período de relaxamento nos carrega baterias para o resto da tarde.
TECNOLOGIA AO SERVIÇO DA PRODUTIVIDADE
Na Knowledge Inside, utilizamos um desktop virtual NIODO para aceder a todos os dados e aplicações da empresa, pelo que estar em casa ou no escritório é igual. Utilizamos também o Microsoft Teams para trabalhar em equipa e comunicar.
Se não aderiu ainda à tecnologia de desktop virtual, poderá utilizar um acesso vpn ou o acesso remoto ao PC do escritório como alternativas para aceder a toda a informação que necessita. Será mais lento e menos prático que o acesso normal no escritório, mas dependendo da aplicação deverá conseguir aceder.
Para comunicar com os colegas no Microsoft Teams fui aprendendo algumas práticas muito importantes, tais como:
- Utilizar os estados e mensagens de estados para que os meus colegas percebam se estou ou não estou em frente ao PC e se não estou quando volto.
- Não ligar sem antes perguntar via chat se é boa altura para interromper e se podemos falar.
- Perceber quando uma conversa no chat pode ser mais rapidamente resolvida com uma chamada de voz.
- Usar sempre a camara ligada nas chamadas. Para além de ajudar a manter a ligação com os colegas, é mais fácil interpretar a informação e não perdermos o foco da reunião.
- Em reuniões de equipa por vezes é útil gravar a chamada. Lembre-se que a funcionalidade existe. A gravação fica disponível no Teams para por exemplo alguém que não tenha estado presente assistir em diferido.
- Recrie as conversas de café e momentos de diversão com as equipas. Na KI criámos às sextas feiras um momento de chill-out ao final do dia que se repete semanalmente e onde conversamos e bebemos umas cervejas.
Por último lembre-se que o Microsoft Teams é muito mais do que reuniões, chamadas e conversações. Organize-se por equipas, crie canais por assunto ou projetos, partilhe ficheiros e colabore em documentos. Na KI a utilização tem sido massiva. A nossa plataforma cresceu imenso e neste momento já quase tudo passa pelo Teams. Temos uma intranet clássica, que está a perder expressão, pois todas as áreas estão a ser migradas para dentro do Teams.
Por exemplo quando arranca um novo projeto é criado um canal (se necessário partilhado com o cliente) onde residem todas as conversações, reuniões, ficheiros, e-mails e documentação.
Por último deixo aqui a sugestão para assistirem ao WEBINAR Gratuito: “Como manter-se produtivo utilizando o Microsoft Teams” que efetuámos durante o primeiro confinamento:
Espero ter ajudado com esta pequena partilha e desejo a todos que fiquem seguros e de preferência em casa.
