Muito antes do Coronavírus se previa que o teletrabalho, ou nos novos termos o trabalho remoto, iria gradualmente assumir maior relevância nas organizações. O que ninguém esperava, era que de um momento para o outro fossemos literalmente todos, atirados para este regime sem planeamento, faseamento ou testes.
Mais surpreendente ainda, pelo menos para mim, foi a excelente resposta que temos observado, de uma forma geral, de todos os que estão a trabalhar em casa. Depois do caos nas primeiras semanas de adaptação, o fenómeno tem sido um sucesso. A produtividade está a revelar-se positiva, as ferramentas de comunicação estão a ser usadas como nunca e as empresas (aquelas que o seu negócio permite) pasme-se estão a trabalhar e a reinventar-se. Neste aspeto julgo que nem os mais otimistas podiam prever este fenómeno. Mesmo com vídeo conferencias com crianças ao colo e parceiros conjugais com reuniões simultâneas no mesmo espaço, tudo se resolve.
Está a ser tão intensa esta jornada, que já se apontam situações de potenciais “burnouts”. A sensação de ter de estar “sempre ligado” e de o trabalho estar sempre “ali”, são as principais causas. As pessoas trabalham horas a fio porque acabam por não conseguir separar o trabalho da vida pessoal quando ambos convivem no mesmo espaço. Desafios inerentes ao teletrabalho, mas que com o tempo acabam por se ajustar.
Mas o que se prevê em relação a esta matéria no pós Covid-19?
Neta altura é já claro, que a relevância do teletrabalho e a sua adoção vai ser bastante acelerada. Mesmo os mais céticos gestores, já perceberam que o processo é irreversível. Muitas empresas terão colaboradores que não vão voltar ao escritório, se lhes for dada essa opção. Muitos irão optar por um sistema híbrido, podendo trabalhar remotamente caso haja essa necessidade ou vontade. Aquilo a que chamamos de “Workshifiting”. A palavra chave aqui é a flexibilidade, o sistema rígido de permanência no escritório acaba, agora e sem aviso, de se tornar obsoleto.
As vantagens para os Colaboradores que vão desde ter mais tempo para a sua vida pessoal a poupar dinheiro em deslocações, aliados à produtividade que, caso a gestão seja adaptada a delegar responsabilidades, definir objetivos e medi-los, pode até ser mais elevada, configuram um quadro em que todos ganham. Somos ainda mais ecológicos e a empresa também poupa custos, pois poderá ter um escritório mais pequeno, assumindo uma percentagem de colaboradores a trabalhar remotamente. Realço que nesta questão não existe uma solução única, cada colaborador terá as suas necessidades e preferências, dependendo muito da pressão familiar, objetivos de carreira ou até questões sociais.
Há então que nos preparamos tecnologicamente para esta mudança. Os “pensos rápidos” que muitas organizações encontraram (e bem) para endereçar o problema no imediato, têm de ser substituídos por soluções corporativas robustas que permitam que a organização continue a produzir com controlo absoluto das operações, dos dados e em total segurança. Em traços muito simples, a segurança e a experiência de utilização dos sistemas tem de ser a mesma esteja o utilizador onde estiver. A dependência do local físico deve ser totalmente desmaterializada. Este tem de ser o requisito número um em todos os projetos de TI implementados.
Toda esta adaptação torna-se necessária também na prevenção contra uma pandemia futura. Como já referi noutro artigo nesta coluna de opinião, melhor do que ter um plano de continuidade de negócio pronto a ativar, é o negócio estar assente numa plataforma que foi desenhada para operar a qualquer hora e a partir de qualquer local ou equipamento. A solução pode passar pela maior adoção de sistemas Cloud, opção mais óbvia pela sua inerente abstração do local físico, mas não obrigatoriamente.
A título de exemplo para uma abordagem de que chamamos “Workshifting by default” o ponto de partida poderá por exemplo ser híbrido e compreender as seguintes condições:
- Todos os colaboradores têm como base:
- Computador portátil e preferencialmente um segundo monitor em casa
- Smartphone com Hot Spot
- A Organização adota uma suite de produtividade empresarial na Cloud e migra todos os servidores de ficheiros, áreas pessoais e caixas de correio para este sistema.
- A Organização adota uma solução de comunicação empresarial unificada (Chat, Chamadas e Reuniões) de preferência integrada com a suite de produtividade subscrita.
- A Organização virtualiza o desktop e/ou as aplicações de negócio, entregando ao utilizador apenas o “stream” de ecrã do desktop/aplicação virtual que reside de forma central e segura na cloud e ou em datacenter próprio.
Preenchidos os requisitos deste exemplo, mesmo estando em casa, o colaborador é considerado de “primeira classe” a par com os colegas que estão no escritório.
Termino com uma referência a um artigo de opinião do Ricardo Vicente, nosso COO, publicado na primeira edição do Noticias da Cloud em Agosto de 2012! O artigo “WORKSHIFTING - A exceção que se tornou regra” com quase 8 anos é de uma atualidade incrível e uma excelente leitura para preparação dos tempos que se seguem: https://www.knowledgeinside.pt/oldies/agosto-2012/Workshifting/content.html