A principal inovação desta atualização é a possibilidade de criar formulários diretamente dentro do Microsoft Lists. Isto significa que, ao criar uma nova lista, os utilizadores podem gerar automaticamente um formulário de entrada de dados que alimenta essa lista. Anteriormente, estas funções eram realizadas de forma independente, exigindo mais tempo e esforço para configurar fluxos de trabalho entre as ferramentas.
Esta integração traz consigo inúmeros benefícios práticos. Primeiro, a experiência de criação de formulários no Lists é simplificada e coesa, mantendo a familiaridade que os utilizadores do Forms já têm, mas com a vantagem de uma integração direta com as listas. Isto não só facilita a configuração inicial, mas também melhora a eficiência na recolha e gestão de dados, uma vez que todas as entradas de dados do formulário são imediatamente organizadas na lista correspondente.
Outro ponto de destaque é a personalização dos formulários. A nova experiência permite aos utilizadores personalizar o layout e o design dos formulários com uma interface simples e intuitiva, refletindo as necessidades específicas do projeto ou da equipa. É possível definir quais campos são obrigatórios, ajustar a ordem de exibição e aplicar regras de validação de dados, garantindo que as informações recolhidas sejam precisas e relevantes.
Fluxo de Trabalho Simplificado
A integração profunda entre Forms e Lists também melhora significativamente os fluxos de trabalho dentro das organizações. Com a nova funcionalidade, os dados recolhidos via formulários podem ser automaticamente categorizados, filtrados e visualizados de diversas formas, como listas tradicionais, grelha ou até mesmo calendários. Isto permite que as equipas tenham uma visão clara e organizada dos dados, facilitando a tomada de decisões e a gestão de projetos.
O Microsoft Lists continua a oferecer as suas capacidades de automação, agora potencializadas pela integração com o Forms. Por exemplo, as regras de automação podem ser aplicadas para enviar notificações ou criar tarefas automaticamente com base nas respostas dos formulários, agilizando processos e reduzindo o trabalho manual.
Colaboração e Partilha
Uma das grandes vantagens do Microsoft 365 é a facilidade de colaboração, e esta nova integração não é exceção. Os formulários criados no Lists podem ser facilmente partilhados com outros membros da equipa, sem comprometer a segurança. Isto é particularmente útil para recolher feedback, gerir inscrições ou obter dados, tudo dentro de um ambiente seguro e controlado.
A integração com o Microsoft Teams permite que as listas e os formulários sejam acedidos diretamente de dentro do Teams, promovendo uma experiência colaborativa ainda mais integrada. Isto garante que todas as partes interessadas tenham acesso às informações mais atualizadas e possam contribuir em tempo real.
Segurança e Conformidade
Em termos de segurança, a Microsoft manteve o seu elevado padrão, garantindo que todas as informações recolhidas e armazenadas via Lists e Forms estejam protegidas pelas suas robustas políticas de segurança. Isto inclui a encriptação de dados em repouso e em trânsito, além da conformidade com diversos padrões regulatórios globais. Para organizações que lidam com dados sensíveis, esta segurança integrada é um fator crucial.
O que nós dizemos
Esta nova integração entre o Microsoft Forms e o Microsoft Lists, uma solução simples mas incrivelmente poderosa e capacitante, permite-nos criar de forma muito mais intuitiva, e sem necessidade de recorrer a código ou integrações complexas, interfaces de entrada de dados para as Microsoft Lists, mesmo para utilziadores que não tenham acesso direto à lista em questão.