Por muitas novas tecnologias de comunicação que sejam inventadas, há uma que, apesar de todos os anúncios da sua morte se mantém constante e relevante, estou claro a falar do velhinho e confiável email.
Não haverá organização nenhuma no mundo que não o use, e por muito que surjam outras soluções destinadas a acabar com o mesmo, a verdade é que ou desaparecem ou acabam por funcionar como complemento do email, nunca o substituindo por completo.
Dentro do email, existem 3 funcionalidades que embora distintas, possuem características que as levam a ser consideradas como alternativas, quando na realidade é mais o que as separa do que aquilo que as une. Isto leva a que haja alguma confusão sobre quais devem ser utilizadas em determinadas situações, pelo que o objetivo deste artigo é o de tentar esclarecer quando usar cada uma destas funcionalidades.
E as funcionalidades a que me refiro são as caixas de correio partilhadas, listas de distribuição e endereços secundários.
As caixas de correio partilhadas são, tal como o nome indica, caixas de correio com características muito similares às de uma caixa de correio de utilizador, mas com a nuance de que não necessitam de uma licença associada. Isso permite a proliferação destas mesmas caixas em ambiente de Office 365 sem custos para a organização. Têm como limitação principal, comparadas com uma caixa de correio de utilizador, o facto de não poderem ser acedidas diretamente, ou seja, têm de ser sempre acedidas através da conta de um utilizador que tenha acesso à mesma.
Tal como o nome indica podem ser partilhadas com diversos utilizadores internos da empresa, e o nível de permissão é customizável entre acesso total sem possibilidade de envio de email, e a possibilidade de envio de email como essa mailbox (personificação) ou de enviar em nome dessa mailbox, mas identificando sempre o utilizador que originou essa mensagem.
Este tipo de caixas de correio são muito utilizados por equipas que queiram ter um repositório comum com todas as comunicações sobre um determinado tópico ou departamento (por exemplo um email geral ou de informações), sem sobrecarregar a sua caixa de email. São também facilmente partilhadas com novos colaboradores caso se dê a saída de alguma das pessoas responsáveis por uma determinada caixa partilhada, sem que haja perda de informação.
Uma lista de distribuição por outro lado consiste num endereço de email usado para reencaminhar mensagens para um grupo de recipientes, sejam eles internos ou externos à organização. Normalmente são usados para comunicações em massa, uma vez que permitem o envio de email para um grupo de recipientes escrevendo apenas um endereço em oposição a ter de escrever todos os endereços a que queremos chegar. São, portanto, ótimas para situações em que a comunicação é normalmente feita só num sentido, tendo a lista de distribuição como destinatário.
Devido a uma limitação do Microsoft Exchange que apenas recentemente foi endereçada, são também usadas como forma de enviar email através de mais do que um endereço, pois é possível dar permissão aos membros da lista para enviarem email do endereço de email da mesma.
Os endereços secundários (também chamados proxy addresses) são no fundo uma funcionalidade das caixas de correio. Permitem à mesma caixa de correio receber email através de diversos endereços desde que estejam configurados como endereços secundários dessa mesma caixa. Até recentemente, as caixas de correio de Microsoft Exchange permitiam essa receção através de vários endereços, mas não o envio através dos mesmos, daí a necessidade de criar listas de distribuição para esse efeito. No entanto uma alteração recente da Microsoft veio acrescentar essa funcionalidade, permitindo assim uma mais fácil gestão dos endereços de envio de email.
Estas três soluções não são concorrentes, mas sim complementares entre si. A confusão gerada de quando usar uma em vez da outra resulta muitas vezes de desconhecimento de como funcionam certas soluções mais recentes, comparadas com uma solução mais comum como as listas de distribuição, cuja data de criação se confunde com a da criação do próprio email.
Dependendo da situação, umas oferecem vantagens inegáveis sobre as outras, pelo que recomendo sempre uma análise do que pretende fazer antes de se optar por qualquer uma destas soluções.
